進入職場必學！這三個小細節　為簡報、溝通大加分

文／楊荏傑／網路溫度計

優良的溝通，除了講者的判斷、口才、專業、態度需要不斷練習外，外在環境控制、時機掌握也值得我們關注，在介紹了溝通能力、說話方式、內容選擇、口氣與肢體動作的練習方式後，我們進一步整理現場環境與時機掌握的注意事項，看看除了我們自身長期累積與練習的能力外，還有哪些小地方可以讓我們更加分，讓談判的成功率有效提昇。

高效能的演說、簡報、溝通、談判，除了切實掌握內容以及聽者的背景、需求外，也有許多的細節可能影響當天溝通的結果，譬如聽講的環境是在咖啡廳、會議室、辦公室、教室等，又或是時機挑在午餐後、下班前，氣氛輕鬆還是嚴肅；別小看這些小細節，在高度競爭的商業環境中，就是這一次又一次的小心思會讓你脫穎而出，可能因此拿到訂單，也可能逐步打造長久的合作夥伴關係。當然，也千萬別本末倒置，我們的溝通、說服、簡報、談判過程，仍然應注意最根本的基礎能力如：真誠、從對方需求出發、重視事實與數據、引導對方評估自身狀況與需求而非自說自話。而在完成態度、內容、說話方式的調整後，以下便是我們整理過的一些重要細節。

1.氣氛

氣氛與情緒相互影響，也因此影響了談判與簡報內容的接受程度、容忍度、變動程度等，會面前，應盡可能了解與會人的情緒、會前會後的行程（譬如週一上午的主管會議過後就…）、近期其他專案的狀況（大專案、沒案子、淡旺季、連假前…）。我們可以輕易的想像一位談判者在會議之前若是接到家人的電話，並隨之而來一陣爭執，但隨著會議時間將至，悻悻然掛了電話後便開始了今天的會議；在這樣的情境裡，與談人可能急於結束會議，也可能因為情緒造成容忍度、開放性降低，難以接受創新的解決方案，甚至可能遷怒到會議主題與對象。

2.時機

除了方便外，你應該同時幫與會者考量，「為什麼這個時機適合見面？」、「見面後能夠進一步做些什麼？」多考慮這兩個問題不僅可以讓與會者更輕鬆，也可以讓會議目標更具體的實踐，也讓下次的會議得以發生。古人所云的人生四喜：久旱逢甘霖、他鄉遇故知、洞房花燭夜、金榜題名時，無一不與時機有關。挑選見面時機，絕對不只是把行事曆還剩下的「洞」挑出來塞滿，而是要看該時間點的附加效果以及下一步行動而定。小的時機譬如一天中的行程，下班前的期待、剛上班的精神、宵夜時的放鬆、午餐後的鬆懈等，都會影響我們的決策，大的時機包含會議與會議、專案與專案、淡旺季節以及資源配置規劃與下一步目標的綜合考量。

▲圖／PEXELS

3.人員組合

「能不能幫忙做球？」、「會不會不懂裝懂？」、「是否要利益迴避？」、「幫忙做面子的效果？」面對多位與會者時，應考慮與會者彼此的關係是否對會議內容與決議有所影響。一起開會的是與會者的主管、同儕、下屬，又或是一個放鬆的場合，邀請同事的家人、朋友、甚至是情人伴侶一同參與，對於會議的走向會有非常大的差異。有主管、前輩、長官在，做事說話難免施展不開，同儕下屬作陪也會有利益迴避或是分配任務的問題，乃至家人朋友伴侶戀人，都會有更多的角色重疊帶來的影響，善用就是機會，誤用就是危機。相信大家周遭都有這樣的一種人，平常單獨跟你相處的時候脾氣好、乖乖牌，一有外人在卻突然開始耍流氓、裝老大，事事都想出意見（家人親戚中通常都…）。與會者間的關係會對會議方向有很大的影響，不可不慎。

以上，分享了讓會面、簡報、會議更加分的三個小細節，在競爭的商業環境中，這些細節會讓我們脫穎而出，但也別忘了見面時，對內容的熟悉、專業的認識、真誠的態度以及從對方的角度出發仍然是基本，可千萬別本末倒置了。

   作者簡介

楊荏傑，管理學博士，直率、善良、愛笑，從艋舺長大讀到建中台大，一路從哲學、國際關係、科技管理跨領域念到社群行銷；曾負責澳洲最大廣播級影音系統，亦曾負責全台最大居家照顧管理系統，客戶從數人的新創、數十人的NPO乃至數百人的電視公司。曾創業被投資千萬也曾經歷失敗。創設博雅青年講堂，曾獲選 TNL 未來大人物、校園傑出青年、玉山科技論壇講者、聯合報願景論壇講者、Tedx講者、AIESEC青影響力論壇講者等。現為 Mentor、獨立顧問、系統開發顧問、講師、專欄作者。

原文出處：顧問的溝通心法（七）：氣氛、時機、人員組合，三個小細節為會面大加分！

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